就業規則はいつ必要？作成義務と会社が確認しておきたいポイント

従業員を雇うようになると、「就業規則を作ったほうがいいのだろうか」と考える会社も多いのではないでしょうか。

就業規則には、会社の勤務時間や休日、賃金、休暇、退職など、従業員が働くうえで必要となる基本的なルールを定めます。

では、すべての会社に就業規則を作成する義務があるのでしょうか。

今回は、就業規則が必要になる会社、作成するときのポイント、10人未満の会社でも就業規則を作るメリットについてご紹介します。

就業規則とは？

就業規則とは、会社が従業員の労働条件や職場で守るべきルールなどを定めたものです。

例えば、次のような事項を定めます。

• 始業・終業時刻
• 休憩時間
• 休日
• 休暇
• 賃金
• 退職
• 定年
• 服務規律
• 懲戒
• 安全衛生

会社と従業員が同じルールのもとで働くための、いわば職場の基本的なルールブックです。

就業規則は何人から必要？

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならないとされています。

ここで重要なのが「10人」という人数です。

これは、会社全体の従業員数だけを単純に数えるわけではありません。

原則として、事業場ごとに常時使用する労働者が10人以上かどうかで判断します。

例えば、本社と営業所があり、それぞれの事業場で働く労働者が10人未満であれば、事業場単位では作成・届出義務が生じない場合があります。

そのため、「会社全体で10人いるから必ず必要」「会社全体で10人未満だから不要」と単純に判断しないことが大切です。

パート・アルバイトも人数に含まれる？

「10人」という人数を考えるときに、正社員だけを数えてしまうケースがあります。

しかし、就業規則の作成義務を判断する際の「労働者」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども含まれます。

そのため、

正社員8人＋パート2人

という場合でも、原則として10人となります。

「正社員が10人未満だから就業規則は必要ない」と判断する前に、事業場で働いている労働者全体を確認する必要があります。

「常時10人以上」とは？

「常時10人以上」というのは、たまたま一時的に10人になったという意味ではありません。

通常の状態として10人以上の労働者を使用しているかどうかを判断します。

そのため、繁忙期だけ一時的に人数が増える場合などは、単純にその時点の人数だけで判断するのではなく、事業場の通常の状況を踏まえて判断する必要があります。

10人未満なら就業規則は必要ない？

10人未満の事業場については、労働基準法上の就業規則の作成・届出義務は原則としてありません。

しかし、「義務がない＝就業規則を作らなくても問題がない」というわけではありません。

従業員が少ない会社でも、

「有給休暇の申請方法は？」

「遅刻や欠勤をした場合はどうする？」

「残業をするときはどうする？」

「退職するときは何日前までに申し出る？」

「会社のルールに違反した場合はどうする？」

など、さまざまなルールを決める必要があります。

従業員数が少ない段階で就業規則を整備しておくことで、会社と従業員との認識の違いを防ぎやすくなります。

就業規則に記載する主な事項

就業規則には、法律上、記載しなければならない事項があります。

大きく分けると、次の3種類です。

必ず記載する事項

例えば、

• 始業・終業時刻
• 休憩時間
• 休日
• 休暇
• 賃金の決定・計算・支払方法
• 昇給
• 退職に関する事項

などです。

制度を設ける場合に記載する事項

例えば、

• 退職手当
• 賞与
• 食費・作業用品などの負担
• 安全衛生
• 職業訓練
• 災害補償
• 表彰・制裁
• その他、事業場の労働者すべてに適用される事項

などについて、制度を設ける場合には記載が必要となります。

その他、会社がルールとして定める事項

法律で必ず記載しなければならない事項だけでなく、会社独自の服務規律や職場のルールなどを定めることもできます。

例えば、

• ハラスメント防止
• 個人情報の取扱い
• パソコン・スマートフォンの利用
• SNSの利用
• テレワーク
• 副業・兼業
• 懲戒

などです。

会社の実情に合わせて必要なルールを検討することが重要です。

就業規則を作ったら届出だけで終わりではない

10人以上の事業場で就業規則を作成した場合は、労働基準監督署への届出が必要です。

ただし、就業規則は作成して届け出れば終わりではありません。

就業規則は、労働者に周知することも必要です。

例えば、従業員がいつでも確認できるように、

• 職場の見やすい場所に備え付ける
• 書面で交付する
• パソコンなどでいつでも確認できるようにする

などの方法があります。

「会社には就業規則があるけれど、従業員が見ることができない」という状態にならないよう注意しましょう。

就業規則は会社の実態に合っていますか？

就業規則を作成するときに重要なのは、単にインターネットなどにあるひな形をそのまま使用することではありません。

会社によって、

• 労働時間
• 休日
• 賃金制度
• 有給休暇の取扱い
• 定年
• 退職
• 懲戒
• 副業
• テレワーク

などは異なります。

会社の実際の運用と就業規則の内容が違っていると、従業員とのトラブルにつながる可能性があります。

そのため、**「現在の会社の働き方と就業規則が一致しているか」**を確認することが大切です。

就業規則は一度作ったら終わりではありません

法律や会社の制度が変われば、就業規則の見直しが必要になることがあります。

例えば、労働関係の法改正があった場合や、会社が新しい制度を導入した場合には、就業規則の内容も確認する必要があります。

また、実際の職場で就業規則と異なる運用をしている場合には、その部分についても見直しを検討する必要があります。

就業規則は「一度作って終わり」ではなく、会社の働き方に合わせて定期的に確認することが大切です。

就業規則を作成するときに確認しておきたいポイント

最後に、就業規則を作成するときのポイントを整理します。

① 10人以上かどうかを確認する

正社員だけでなく、パート・アルバイトなども含め、事業場単位で確認します。

② 会社の実態に合った内容にする

実際の労働時間、休日、賃金制度などと就業規則の内容が一致しているか確認します。

③ 必要な規程を整備する

育児・介護休業、賃金、退職金など、会社の制度に応じて別規程が必要になる場合があります。

④ 従業員に周知する

作成・届出だけでなく、従業員が内容を確認できる状態にしておくことが重要です。

⑤ 法改正や会社の変化に合わせて見直す

法改正や会社の制度変更があった場合は、就業規則の内容も確認しましょう。

就業規則は会社と従業員の共通ルールです

就業規則は、単に法律で決められた書類というだけではありません。

会社の働き方や職場のルールを明確にし、会社と従業員が共通の認識を持つための重要なものです。

「10人未満だからまだ作らなくていい」と考えるのではなく、従業員が増えてきた段階で、会社の実態に合った就業規則を整備することも検討してみてはいかがでしょうか。

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